Adieu Unterschriftenmappe – Dicke Unterschriftmappen, die durch die Häuser wandern, längere Kurierfahrten hinter sich haben und den Prozess deutlich verlangsamen, dürften bald Vergangenheit sein. Eines ändert sich allerdings auch im digitalen Zeitalter nicht: die Schriftformerfordernis.
„Ausdrucken, unterschreiben, einscannen – so sieht die Realität in vielen Behörden heute noch aus“, so regio iT Produktmanager Gert Bongard auf der interface 2022. Doch statt sich von „einem Medienbruch zum nächsten zu hangeln“, wie Geschäftsführer Jürgen Vogler der procilon GmbH im gemeinsamen Vortrag zusammenfasste, setzt die procilon GmbH auf eine Lösung aus dem eigenen Haus: proGOV VPS. Die modular aufgebaute Applikation ermöglicht den (rechts)sicheren Datenaustausch der Behörden untereinander, mit Gerichten und Bürger*innen – elektronisch signiert, verschlüsselt und versendet.
Signatur und Zertifikat in drei Qualitätsstufen
Digitale Signaturlösungen ersetzen das persönliche Erscheinen und die eigenhändige Unterschrift. Grundvoraussetzung für die Rechtssicherheit der Signatur ist ein Zertifikat von einer Zertifizierungsstelle, das einer Person zugeordnet werden kann. Die Signatur selbst ist ein mathematisches kryptografisches Verfahren. Beides, Signatur und Zertifikat, gibt es in drei Qualitätsstufen: einfach, fortgeschritten und qualifiziert. Das Schriftformerfordernis erfüllt erst Stufe drei „qualifiziert“: Hier wird die Identität der anwendenden Person durch einen Vertrauensdiensteanbieter - die Bundesdruckerei - geprüft.
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Lokale oder zentrale Lösung möglich
Klingt kompliziert, ist es aber nicht, zumindest nicht für die Mitarbeitenden in der Verwaltung. Es reicht die ProDesk-Anwendung auf dem Rechner und ein lokales Kartenlesegerät für die Smartcard. Das Dokument, Format und Quelle sind beliebig, in die Applikation laden, signieren und direkt aus der App heraus versenden: fertig! Das generierte PDF enthält den „Beweiswert“: Das Dokument wurde nach dem Unterschreiben nicht mehr verändert.
Übrigens: Noch komfortabler ist eine zentrale Lösung, wenn die Smartcard in der Infrastruktur integriert wird. Das ermöglicht mehreren Instanzen, von unterschiedlichen Orten und verschiedenen Systemen darauf zuzugreifen. Wer „zeichnungsberechtigt“ ist, steht in der Active Directory, die das Siegelbuch von einst ablöst. Und auch eine Fernsignatur kann – sofern gewünscht – mit eingebunden werden. Dazu wurde ein Online Services Computer Interface (OSCI)-Protokoll entwickelt, welches sowohl Signaturfunktionalitäten als auch Verschlüsselung bereitstellt. Die Smartcard verbleibt dann beim Vertrauensdiensteanbieter, die Signatur kann über die Weboberfläche ausgelöst und somit Dokumente auch aus dem Home Office heraus unterschrieben werden.
proGOV bietet eine Vielzahl weiterer Möglichkeiten zur rechtssicheren Kommunikation. „Die Anwendung ist so groß, wie Sie es wollen“, verdeutlicht Vogel und versichert: „Die Integration ist wirklich einfach“.
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