Stadt Aachen schließt Förderprojekt „egov multigital“ nach drei Jahren erfolgreich ab
Als eine von fünf digitalen Modellregionen in NRW startete die Stadt Aachen im zweiten Halbjahr 2019 das Förderprojekt „egov multidigital“ zur Erprobung einer E-Government-Strategie. Für Susanne Pauqué und Norbert Dödtmann von der Stadt Aachen war es das größte Projekt ihrer Laufbahn.
„egov multidigital“ gliedert sich in sieben Einzelprojekte und schafft die Grundlage für OZG-konforme Prozesse – vom digitalen Posteingang über ein zukunftsfähiges Dokumentenmanagementsystem (DMS), einschließlich der elektronischen Vorgangsbearbeitung. Der Projektgruppe gelang es, moderne IT-Verfahren aus verschiedenen Welten und passend zur gesamtstädtischen Strategie einzuführen, bestehende Systeme zu erweitern und intelligent miteinander zu verknüpfen. „Denn“ – so das Credo der beiden Projektleitenden: „digitale Prozesse machen keinen Halt vor Bürotüren.“
Basis für das papierlose Büro der Zukunft
In dem dreijährigen Projekt, das im August 2022 seinen Abschluss fand und von der regio iT begleitet wurde, gelang es der Projektgruppe, die Basis zu schaffen, um zwei Fachbereiche der Verwaltung weitestgehend zu digitalisieren. Begonnen hatte alles mit der schlichten Frage: Was muss man tun, um mit möglichst wenig Papier in ein neues Verwaltungsgebäude zu ziehen? Schnell rückte der Posteingang in den Fokus: Was tun wir mit den Dokumenten, die die Verwaltung auf dem Postweg erreichen? Was tun wir mit den gescannten Dokumenten? Die Antwort war ebenso schnell gefunden: ein DMS – auch um die vorhandenen dezentralen Ablage-Systeme zusammenzuführen. Eine Ausgangsfrage führte zu immer neuen Fragen und mündete schließlich im Förderprojekt »egov multidigital«.
„In einem Projekt dieser Größe kommen unterschiedliche Charaktere und Arbeitsweisen zusammen, die es über 3 Jahre zusammenzuhalten und zu steuern galt. Genau das war Herausforderung und Reiz zugleich.“
Susanne Pauqué, Projektleiterin egov multidigital
„Wenn wir in einem Jahr auf dieses Projekt zurückblicken und sich alle in der neuen Welt zurechtgefunden haben, werden wir erst begreifen, was wir geschafft und geschaffen haben.“
Norbert Dödtmann, stellvertretender Fachbereichsleiter Personal, Organisation, eGovernment und Informationstechnologie sowie Abteilungsleiter IuK, Stadt Aachen
Innovationskraft und Mut zum Ausprobieren
Sieben Teilprojekte in drei Jahren – da braucht es neben guter Projektplanung Beharrlichkeit und einen langen Atem. Bei der Stadt Aachen kam darüber hinaus der Wille zur Innovation hinzu. Mit einer zusätzlichen, selbst entwickelten Lösung zur 2-Faktor-Authentifizierung will das Projektteam mittelfristig im Innenverkehr ohne Unterschrift und damit vollständig medienbruchfrei agieren – insbesondere im Bereich der Antragsstellung. Ein Vorgehen, das – wenn es gelingt – sicher Nachahmung finden dürfte.
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