Mehr Austausch untereinander und zwischen Ämtern, hoher Nutzungsgrad von Technik und eine Verwaltung, die mit moderner Software arbeitet: Die Stadt Hückelhoven schöpft immer mehr Möglichkeiten von Microsoft 365 aus.
Als erster Kunde der regio iT ersetzte Hückelhoven 2021 die klassische Telefonanlage durch die Telefonie mit Microsoft 365. Seitdem haben die Verantwortlichen der Abteilung für IT und Digitalisierung den Umstieg von der Software GroupWise auf den Online-Dienst Microsoft Exchange Online Schritt für Schritt umgesetzt. Dabei wurden viele technische sowie organisatorische Herausforderungen auf beiden Seiten kompetent und auf Augenhöhe gemeistert.
Impulse statt Vorgaben
„Unser Ziel war es, zunächst allen Mitarbeitenden in der Kernverwaltung das Arbeiten mit nur einem Tool zu ermöglichen“, sagt Frank Heinen, Abteilungsleiter für IT und Digitalisierung in Hückelhoven. „Perspektivisch können wir auch Außenstellen und Kitas einbeziehen. Die jeweiligen Arbeitsweisen unterscheiden sich und Microsoft 365 bietet einen großen Werkzeugkasten, den jeder flexibel nutzen kann. Unser Ansatz: Impulse statt Vorgaben.“
„Wir haben uns gemeinsam mit der regio iT weiterentwickelt“, sagt IT-Koordinatorin Andrea Oellers aus Hückelhoven, „und auch Wachstumsschmerzen zusammen gemeistert. Dafür ist unsere Lernkurve heute hoch und die Mehrwerte werden ämterübergreifend gesehen. Natürlich hakt es bei der Nutzung auch schon mal, aber das passiert auch bei anderen Produkten.“
Eins greift ins andere
Inzwischen ist Microsoft Teams mit SharePoint, Formularen, Chat und weiteren Kollaborationsmöglichkeiten vollumfänglich eingesetzt. Microsoft Copilot ist freigegeben und wird genutzt, nachdem der rechtliche Rahmen unter Einbeziehung des Personalrates gesteckt war. Der Einsatz von Microsoft Loop und Microsoft Bookings wird derzeit eruiert. Die Möglichkeiten des Microsoft Defender mit Safe Links und Safe Attachments werden zur Erhöhung der Informationssicherheit aktuell in den Regelbetrieb überführt. Für die Sensibilisierung der Mitarbeitenden wird es zeitnah möglich sein, Phishing-Mail-Kampagnen zu starten. Der Personalrat hat hierzu der Dienststelle bereits sein Vertrauen ausgesprochen und die organisatorischen Rahmenbedingungen werden derzeit geschaffen.
Praxisnahe Workshops: Was geht, was nicht?
Die versierte Begleitung von Projektmanager Oliver Thouet der regio iT hat großen Anteil am Fortschritt in Hückelhoven – er löst auch komplexe Fragestellungen auf und bringt entscheidende Informationen zusammen. Auf Wunsch der Stadt Hückelhoven bietet er Schulungsreihen vor Ort an, welche rege in Anspruch genommen werden. Diese werden in naher Zukunft um Online-Workshops ergänzt, um den Wissensstand auf möglichst hohem Niveau zu halten und praxisnahe Fragestellungen beantworten zu können. Immer wieder geht es auch um neue Entwicklungen, Ideen und Inspirationen, wie Microsoft 365 genutzt werden kann.
Projektphasen in Hückelhoven:
- Einführung Microsoft 365: Umstellung auf MS365 Office
- Vorbereitung Teams Telefonie mit PoC
- Einführung Telefonie: Phasenweise Umstellung auf Teams Telefonie
- Einführung Microsoft 365: Roll-Out und Umstellung auf Exchange Online
… und das Thema „digitale Souveränität“?
„Wir verfolgen die Entwicklungen sehr genau“, sagt Frank Heinen. „Microsoft 365 bietet eine hohe Ausprägung. Ein gleichwertiges europäisches Produkt wird nach hiesiger Einschätzung so schnell nicht zur Verfügung stehen können, da es viele technische und organisatorische Hürden zu meistern gilt. Dennoch beobachten wir den Markt regelmäßig und sind für kreative und sinnvolle Ansätze offen.“
Sie interessieren sich für die Möglichkeiten von Microsoft 365?
Schreiben Sie uns an vertrieb@regioit.de.