Stadtkämmerer Alexander Kaiser
„Digitale Verwaltung bedeutet, dass durch die zunehmende Mobilität und zeitliche Flexibilität aller Menschen die Verwaltung mit Ihrer Fülle an Dienstleistungen nicht nur im Rathaus präsent sein kann.“ Der das sagt, weiß wovon er spricht.
Alexander Kaiser ist überzeugt, dass die virtuelle Erreichbarkeit der Verwaltung und die unkomplizierte, papierlose Abwicklung von Bürgerbelangen wichtige Themen der Gegenwart und Zukunft sind. Zum 1. Juli 2020 wurde der nahe Usedom in Mecklenburg-Vorpommern geborene Kaiser vom Stadtrat der Stadt Würselen zum Kämmerer bestellt. In dieser Funktion leitet er die Finanzverwaltung und ist neben dem Bürgermeister für die finanziellen Angelegenheiten der Stadt verantwortlich.
Rechnungs- und Bestell-Workflow in 6 Monaten digitalisiert
Bereits zwei Wochen nach Amtsantritt startete der neue Kämmerer die Einführung des digitalen Rechnungs-/Bestell-Workflows - mit dem Infoma newsystem und dem Prozess- und Implementierungs-Knowhow der regio iT. Sein Ziel: Die Prozesse der Kämmerei für die Bürger:innen - aber auch intern - komfortabler, effizienter und transparenter zu gestalten. Ende August 2020 standen Projektfinanzierung und grober Zeitplan fest, Projektstart war Anfang Oktober 2020. Seit Februar 2021 sind die neuen digitalen Workflows produktiv – alte und neue Workflows liefen bis zum Komplettumstieg am 1. Juli 2021 allerdings noch parallel.
Das Papier auf dem Schreibtisch ist weg
Eine große Aufgabe für alle Mitarbeitenden: Rollen veränderten sich, mussten neu gefunden werden. Lieb gewonnene Verfahrensweisen, wie „Ich mach mir mal schnell eine Kopie für die Akte“ erledigten sich von einem auf den anderen Tag. Das Papier auf dem Schreibtisch wurde durch die Darstellung am Bildschirm ersetzt. Viele Abstimmungen und Jour Fixe haben das ermöglicht.
Die weiteren Pläne? Zahlreich!
Die Digitalisierungspläne von Alexander Kaiser sind umfassend. Im Rahmen des OZG will er die digitalen Bürgerdienstleistungen ausbauen. Geplant ist ein komplettes workflowgestütztes internes DMS mit neuen elektronischen Lösungen, wie revisionssicherer eArchivierung, digitalem Briefversand, weiteren eAkte-Modulen in Infoma, bzw. der Digitalisierung von weiteren internen Verwaltungsprozessen (Darlehensaufnahmen, Vergabewesen, etc.). Der Aktenschrank der Zukunft wird endgültig nicht mehr physisch im Büro zu finden sein, sondern digital auf den Servern der Stadt Würselen. Wir werden berichten.
Alexander Kaiser im Interview: Hier geht’s zum Video
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