Einführung eines elektronischen DMS
Die Stadt Düren hat es gepackt. Motiviert durch das OZG, aber auch im Hinblick auf moderneres Arbeiten – weg vom Papier, hin zum digitalen Arbeiten – sowie zur Prävention für besondere Herausforderungen (ganz aktuell Corona oder Hochwasser) startete die Einführung eines elektronischen DMS. Sorgfältige Vorbereitung, zwei Jahre Vorlaufzeit und eine Fülle an Errungenschaften für die digitale Verwaltung in und über Düren hinaus: Zur interface 21 der regio iT teilte Projektverantwortliche Carina Paustenbach im Video-Interview Ergebnisse und Erkenntnisse.
Was kommt nach dem Antragsdaten- und Dokumenteneingang? Digitalisierung von Verwaltungsdienstleistungen bis zu Ende gedacht erfordern auch eine digitale Sach- und Weiterverarbeitung. Diese veränderten Prozesse benötigen Dokumentenmanagementsysteme, die den Anforderungen moderner und mobiler Arbeitsplätze in der Verwaltung gerecht werden.
DMS: Herz der digitalen Verwaltungslandschaft
„Ein DMS hat viele fachliche Vorteile, über die reine Technik hinaus“, so das Fazit von Carina Paustenbach. Im Interview am 29. November 2021 sprach sie darüber, was bei der Einführung besonders nützlich war. Ganz oben: „An einem Strang ziehen“ und „Mitarbeiter*innen mitnehmen.“ Parallel entstand in Düren übrigens das Projekt „Neue Arbeitswelten“, das mobilem Arbeiten und Desk-Sharing Rechnung trägt.
Die Bausteine:
- Produktpräsentation – Software-Auswahl – Auftakt & Einführungsstrategie – Proof of Concept (PoC) – Schulungen – Softlaunch – Produktivsetzung zunächst im eigenen Amt (Hauptamt), sukzessive folgt nun die Anbindung der weiteren Ämter/Abteilungen
- Interne Kommunikation: Mitarbeiter*innen mitnehmen
- Aufbauen auf Altbewährtem
- Bewährte Strukturen erhalten (organisationsbasierter Aktenplan statt KGSt-Aktenplan)
- Gestalten medienbruchfreier Prozesse
- Berechtigungsmanagement
- Sinnvolle Bestandsdaten-Archivierung
- Flexibler Rollout-Plan
- Schulungen (u.a. Erstellen von Workflows, Versionierung von Dokumenten)
Digitalisieren mit Struktur & Elan
Das „Team DMS“ (unterstützt wird das Projekt neben Carina Paustenbach von zwei weiteren Kolleg*innen aus dem Bereich) hat abgeliefert, die Stadt Düren ist vorbereitet. Nicht umsonst wird das Dokumentenmanagement als Erfolgsfaktor und wichtiger Bestandteil für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes bezeichnet. Aber auch ohne OZG sind die Vorteile und der Wunsch nach der digitalen Aktenablage in Zeiten von pandemiebedingtem Homeoffice und Hochwasser in Düren sehr deutlich geworden.
Zur Nachahmung empfohlen!
Hier geht’s zum Video-Interview!