36 Serviceportale im Verbandsgebiet des KRZ – Ein Portal dient als Datendrehscheibe und Beschleuniger für die Digitalisierung. Zwei Maxime stehen im Vordergrund: Es soll nutzerfreundlich sein und die Ergebnisse sollen sich zur Nachnutzung durch andere Kommunen eignen.
Vom Kickoff über die Installation bis zum Go-Live, wenn auch zeitversetzt: Begleitet vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) entschieden sich 36 Kommunen der Kreise Herford, Minden-Lübbecke und Lippe 2021 für das gemeinsame Vorgehen, für den Wissensaustausch untereinander und für das Serviceportal der regio iT. Stand heute sind 22 Kommunen online, die übrigen werden folgen.
Ziel erreicht – eine neue Plattform für Bürgerdienste
Austausch und Nachnutzung von Online-Assistenten
Neben Detmold und Kirchlengen war die Stadt Espelkamp eine der drei Pilotkommunen. „Wir haben schon früh, bereits Mitte 2019, mit der Umsetzung von OZG-Leistungen begonnen“ berichtet Roland Schlömer, Projektkoordinator Serviceportal Espelkamp. „Von der Installation im August 2021 über das Silent Opening am 4. Juli 2022 bis heute ist es uns gelungen, rund 240 Dienstleistungseinträge und 80 Formulare umzusetzen.“ Dabei hat sich die Stadt weitgehend auf Dienstleistungen beschränkt, für die die Stadt auch zuständig ist. Weil die standardisierten Lösungen aufgrund zahlreicher nachvollziehbarer Individualwünsche aus dem Haus für den eigenen Bedarf nicht gut funktionierten, hat das Team in Espelkamp – bestehend aus 1,5 Kräften – die Online-Assistenten selbst gebaut und stellt diese inzwischen anderen zur Nachnutzung zur Verfügung.
„Ein Portal verpflichtet, regelmäßig Mehrwerte und gute Inhalte bereitzustellen. Die Nutzbarkeit durch die Bürger*innen ist dabei stets im Auge zu behalten und auch der Pflegeaufwand nicht zu unterschätzen.“
Roland Schlömer, Koordination E-Government & Projektkoordinator Serviceportal, Stadt Espelkamp
„Möglich war das nur, weil wir Mitarbeiter*innen zur Verfügung haben, die sich mühelos in den technischen Kontext eingefunden haben“, so Roland Schlömer. „Ressourcen sind und bleiben jedoch ein ausschlaggebender Faktor, vor allem für uns kleine Kommunen. Der Austausch in der „Arbeitsgruppe Portale“ und die Möglichkeit, jederzeit in alle Portale im Projekt Einblick zu nehmen und Inhalte zu übernehmen, gleicht hier vieles aus.“
Das Serviceportal der Stadt Detmold ist seit April 2022 online und bietet rund 600 Dienstleistungen. Darunter befinden sich auch hilfreiche Verlinkungen zu den Dienstleistungen des Kreises, des Landes und des Bundes. Darüber hinaus werden die Bürger*innen zu einigen wichtigen Portalen wie dem Wirtschafts-Service-Portal weitergeleitet, wo sie zum Beispiel ihr Gewerbe anmelden können.
Aufgrund der Erfahrungen mit dem zuvor bestehenden Bürgerportal hat die Stadt ein Konzept zur erfolgreichen Aktualisierung der Inhalte eingeführt.
„Jeder Fachbereich verfügt über einen bzw. eine zentrale Informationsmanager*in (ZI’s), die die Inhalte im Serviceportal regelmäßig überarbeiten. Außerdem führen die Fachbereiche ein regelmäßiges Qualitätsmanagement durch und prüfen auf Aktualität.“
Alina Schwabedissen, Team Digitalisierung der Stadt Detmold
Somit wird das Team Digitalisierung in Detmold durch insgesamt neun ZI’s aus den Fachbereichen unterstützt, um den Bürger*innen aktuelle Dienstleistungen bieten zu können. Auch in Detmold werden eigene Lösungen entwickelt. „Durch die enge Zusammenarbeit mit den anderen Kommunen ist ein Netzwerk entstanden, in dem Formulare ausgetauscht und Problemstellungen bei der täglichen Arbeit mit dem Serviceportal geklärt werden“, so Alina Schwabedissen vom Team Digitalisierung in Detmold.
Projekt mit Vorbildcharakter
Das Projekt im Verbandsgebiet des krz Lemgo hat Vorbildcharakter. Im Laufe des Projekts entstand eine „umfassende Quelle mit allen für die Arbeit an den Portalen nützlichen Informationen und Dokumenten“, so Matthias Kröff, Projektleiter zur Serviceportaleinführung im Verbandsgebiet des krz. „Ein wirklich spannendes Projekt mit vielen Herausforderungen, die mit gemeinsamen Anstrengungen und konstruktivem Austausch überwunden werden konnten. Ich bin froh, bei einem solch wichtigen Projekt für unsere Kommunen mitwirken zu dürfen.“ In die wöchentlichen Treffen der „Arbeitsgruppe Portale“, die weiterhin stattfinden, flossen nicht nur die Erfahrungen der Pilotkommunen ein, sondern die Erfahrungen aller - gleichgültig, ob diese früher oder später live gingen. Auf diese Weise bringt das Projekt das Onlinezugangsgesetz (OZG) insbesondere in zahlreichen kleinen Kommunen in die Fläche.
Installieren, befüllen, optimieren
36 Kommunen installieren, bei der Befüllung unterstützen und den Go-Live vorbereiten: viel Koordinationsarbeit auch für Projektleiter Daoud El Omari bei der regio iT. Vor allem der Start des Großprojekts verlief nicht immer reibungslos.
„Auch für uns gab es zahlreiche Erkenntnisse bei einem Projekt dieser Größe.
Im Ergebnis zählt der Digitalisierungsschub, den das Projekt gebracht hat und das Wissen, das im Verbandsgebiet des krz aufgebaut wurde.“
Daoud El Omari, Projektleiter regio iT
Projektnutzen
- Digitalisierungsschub für das Verbandsgebiet des krz
- Wöchentlicher Wissensaustausch der „Arbeitsgruppe Portal“
- Einfaches Einbinden von Online-Formularen an das Serviceportal
- Einblick in alle Serviceportale im Verbandsgebiet jederzeit möglich
- Geben und Nehmen: von Lösungen der anderen profitieren, Content-Sharing
- Nachnutzung hilft (auch) beim Pflegebedarf des Portals
Mehr gestalterische Freiheit bei der Ausprägung des Portals und ein größeres Augenmerk von Land und Bund – das wären zwei Wünsche aus Espelkamp für die Zukunft. Und welche Leistungen werden inzwischen am meisten angefragt? Auch hier hat der Austausch der 36 Kommunen untereinander zu einer „Best-of-Liste“ geführt.
Aktuell meist genutzte Fachverfahren im Verbandsgebiet OWL
- Online-Terminbuchung
- Abfallentsorgung
- Hundeanmeldung
- Bewohnerparken
- Urkunden/Eheschließungen
- SEPA-Lastschriftmandat (ohne Unterschrift) über das Servicekonto.NRW
Pressemeldung „Die OZG-Umsetzung geht weiter“ lesen
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