Mit einem planvollen Vorgehen hat der Kreis Düren den Rollout von Microsoft 365 auf rund 1.400 Arbeitsplätze der Verwaltung abgeschlossen. Die neue Umgebung wurde in aufeinander folgenden Phasen in allen Ämtern eingeführt.
Gemeinsam mit den Sachgebietsleitern Lothar Rath und Dennis Hall hat Amtsleiter Oliver Bünten im Kreis Düren die Basis für den weiteren Ausbau der Digitalisierung gelegt. Die Einführung von Microsoft 365 als cloudbasierte Lösung in Verbindung mit dem Umstieg der Verwaltung von GroupWise auf Outlook wurde sorgfältig vorbereitet – begleitet von den Experten der regio iT.
„Wir sehen Digitalisierung als eine Aufgabe, die es von innen nach außen zu gestalten gilt“, sagt Amtsleiter Bünten „Je moderner die Technologie der Verwaltung ist, umso leichter können neue digitale Lösungen für die Bürgerschaft eingeführt werden.“
Moderne Form der Zusammenarbeit etabliert
Microsoft 365 ermöglicht teils deutlich vereinfachte Prozesse, die in den Fachämtern zu entsprechenden Umstellungen und Veränderungen führen – bei 5 Dezernaten und rund 25 Ämtern und Stabstellen im Kreis Düren ein größeres Unterfangen. Inzwischen jedoch steht die IT-Infrastruktur in diesem Kontext auf neuen Beinen und ermöglicht in Kombination mit der eAkte digitale Arbeit, die rechtssichere Dokumentenablage und das Teilen und Bearbeiten von Dokumenten in Echtzeit.
Effizienzgewinn nach innen und außen
„Das Arbeiten mit OneNote und Teams ist schnell und effizient“, so Bünten. „Alle greifen auf die gleiche Datenbasis zu. Wir sind Dienstleister für den Kreis Düren und wollen, dass die schnelleren Reaktionszeiten bei den Bürgerinnen und Bürgern spürbar werden.“ Das vollständig digitalisierte Jobcenter des Kreises zeigt, wie es funktionieren kann. Im Bereich der job-com wird grundsätzlich papierlos gearbeitet und für die Bürgerinnen und Bürger stehen diverse Online-Möglichkeiten zur Verfügung.
Weiterer Ausbau digitaler Services
Mit neuer Verwaltungsspitze und einem neu gegründeten Ausschuss für Digitalisierung und Verwaltungsmodernisierung hat der Kreis Düren auch politisch die Voraussetzungen für weitere Digitalisierungsprojekte geschaffen.
Digital, medienbruchfrei, papierlos: Dank der erfolgreichen Umstellung auf Microsoft 365 können die Verantwortlichen im Kreis Düren in viele Richtungen weiterplanen, immer mit dem Ziel, Bürgerinnen und Bürger digitaler bedienen zu können.
Die Vorteile von Teams als Kollaborationstool:
- Große Bandbreite an Funktionen
- Ortsunabhängiges Arbeiten
- Kürzere Durchlaufzeiten
- Ersetzt Papier durch digitale Workflows
- Flexibel, offen, schnell
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