Der große Zusammenhang

eAkte im Kreis Gütersloh – Was als Pilotprojekt einst im Jobcenter Gütersloh begann, entwickelte sich im Rahmen der Digitalstrategie der Kreisverwaltung (KVW) zu einem Großprojekt. Bis Ende 2024 soll der Rollout der eAkte abgeschlossen und damit der Grundstein für die weitere Digitalisierung gelegt sein.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) gilt als Herzstück für die Digitalisierung. Getreu diesem Motto machte sich das 4-köpfige Projektteam der Kreisverwaltung Gütersloh rund um IT-Abteilungsleiter Christian Melcher im Sommer 2019 auf den Weg. Die Vorteile lagen auf der Hand: strukturierte Dokumentenablage, schnelles Wiederfinden und optimale Einarbeitung von neuem Personal. Soweit die Theorie.

Das Ziel zum Projektstart im Januar 2020 in konkreten Zahlen: Die Umstellung der gesamten Kreisverwaltung Gütersloh auf die eAkte würde 6 Dezernate, 26 Abteilungen und Referate, 82 Sachgebiete und rund 1.800 Mitarbeitende umfassen.

Überblick über Ämter und Dienste der Kreisverwaltung Gütersloh (©KVW Gütersloh)

Projekt in allen 26 Abteilungen gestartet

„Am Anfang stand ein DMS, nämlich d.3 – inzwischen d.velop documents – und viel grüne Wiese“, berichtet Sven Meister, Projektleiter im CDO-Team, der zuvor unter anderem auch die Fachanwendungen im Jobcenter Gütersloh betreute. „Wir haben das als Gestaltungsraum begriffen und begonnen, die Software einzurichten, Mitarbeitende zu schulen und erste Überlegungen anzustellen, wie wir unsere Prozesse digitalisieren und das Projekt strukturieren können.“ 
 

„Wir haben in allen Abteilungen ein Projekt gestartet, damit möglichst viele Mitarbeitende mit dem DMS in Berührung kommen. Begonnen haben wir außerdem mit den größten Fachanwendungen.“

Sven Meister, Projektleiter CDO-Team

Früh entschied sich das Projektteam für das Vorgehen „Fallakte vor Sachakte“, damit möglichst viele aus der Belegschaft schon zu Beginn positive Erfahrungen sammeln konnten. 

Den komplexen Part zuerst 

„Die meisten Behörden wählen den umgekehrten Weg“, so Meister, „wir wollten jedoch zum Start so viele wie möglich mitnehmen. Denn in der Praxis arbeiten etwa 80 % der Belegschaft mit den Fallakten, die auch wesentlich komplexer sind. Wenn diese erst einmal digitalisiert sind, erfordert die Umstellung der Sachakte keinen großen Aufwand mehr.“

Das gewählte Vorgehen hat sich in der Praxis bewährt. Aktuell sind etwa 50 Prozent des Projektziels erreicht und die folgenden großen Fachverfahren sind bereits angebunden: 

   √  IKOL Kfz
   √  KDN sozial Jobcenter und im Bereich Soziales
   √  ProSozBau & conject 
   √  Personalakte mit P&I LogaAll-in 
   √  KOMVOR (Tiefbau)

„Das neue System erfährt eine breite Akzeptanz. Derzeit sind wir dabei, auf die moderne Umgebung des Webclients von d.velop documents umzusteigen, weil diese individuelle Konfigurationen erlaubt“, so Christoph Weinekötter, Mitglied im CDO-Team.
 

„Mit dem DMS sind wir in der Lage, die Fülle unserer Leistungen – und damit den großen Zusammenhang digital abzubilden.“

Christian Melcher, IT-Abteilungsleiter Kreisverwaltung Gütersloh

Besondere Herausforderungen im Laufe des Projekts: 

1. Projektorganisation: Zeit für regelmäßige Abstimmung und Controlling einplanen: kreisintern, mit IT-Dienstleister sowie Systemanbieter, ggfs. auch mit Ansprechpartnern für besondere Schnittstellen zum Fachverfahren
2. Interne Ressourcen: 4 Personen im CDO-Team betreuen 26 Abteilungen; Zuarbeit aus den Abteilungen ist erforderlich, in den ersten beiden Jahren erfolgte dies zusätzlich zu Coronabedingten Maßnahmen sowie während einer Energiemangellage
3. Haushaltsplanung: Digitalisierung erfordert Investitionen, vor allem in der Anfangsphase

Vorgehensweise & Empfehlungen

• Die Akzeptanz der Mitarbeitenden und der Führungsebene ist entscheidend bei der Einführung des DMS. Während der Umsetzungsphase wurde neben regelmäßigen Informationsveranstaltungen im Intranet Einblick in den aktuellen Projektstand gegeben. 
• Digitaler Posteingang (mit integrierter KI) sowie -ausgang: alle geforderten Maßnahmen des BSI zum einfachen und sicheren scannen gemäß TR RESISCAN werden erfüllt: 1. ersetzendes Scannen, 2. zutrittsgesicherte Poststelle, 3. Transfervermerk. Die Entscheidung, ob für das Scannen ein eigenes Team aufgebaut wird, steht noch aus.
• Digitale Unterschrift in der Cloud: Um das Ziel durchgängiger Prozess zu erreichen, setzt die KVW Gütersloh seit kurzem auch die qualifizierte elektronische Unterschrift (QES) über eine Anbindung aus dem DMS in die DSGVO-konforme Telekom-Cloud ein.
• „Interne Adminrollen“: Um flexibler und effizienter arbeiten zu können, wurden Adminrollen vergeben, um kleinere Anpassungen im System selbstständig vornehmen zu können. 
• Gesamtkosten im Blick behalten, auch für Zusatzmodule, u.a. einmalige Kosten, Einrichtungskosten, Altdatenübernahme, Lizenzkosten, Wartung und Support von Schnittstellen und Fachverfahren, Kosten für Erweiterungen, (z.B. Xential Vorlagenmanagement, pdfcollector PDF-Export), Schulungskosten.

Sven Meister
ist seit August 2020 IT-Projektleiter im CDO-Team im Kreis Gütersloh. Er absolvierte eine Verwaltungsausbildung sowie ein berufsbegleitendes Studium der Wirtschaftsinformatik und ist zuständig für die Umsetzung zentraler Digitalisierungsprojekte sowie dezentraler Projekte.

  
> Mehr Informationen zur Einführung eines DMS in Gütersloh finden Sie hier. 
> “Digitaler Aufbruch“ – Agenda Kreis Gütersloh hier nachlesen.